Das beauftragte Stadtteilmanagement (Büro Freischlad + Holz, Darmstadt) war für die Koordination der Maßnahmen und die Einbindung lokaler Akteure in die Projektentwicklung zuständig. Vor Ort wurde die „Stadtteilwerkstatt“ (getragen vom Diakonischen Werk Darmstadt-Dieburg und dem Caritasverband Darmstadt e.V.) als direkte Anlaufstelle für Bewohnerinnen und Bewohner im Stadtquartier eingerichtet. Ebenso wurde eine Stadtteilrunde initialisiert, unter anderem mit Vertreterinnen und Vertretern lokaler Gruppen, Vereine und Institutionen sowie Bewohnerinnen und Bewohnern.
In der zu Beginn des Prozesses gegründeten Projektkoordination (PKO) nahmen projektbeteiligte Fachämter der Wissenschaftsstadt Darmstadt und Hauptakteure wie z.B. die Wohnungswirtschaft teil. In regelmäßig tagenden Sitzungen wurden sämtliche Projekte und Maßnahmen im Fördergebiet diskutiert, koordiniert, strukturiert und abgestimmt.