Der Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt hat in seiner Sitzung für ein Vergabeverfahren für eine Organisationsuntersuchung des Mobilitäts- und Tiefbauamts gestimmt, die die Grundlage für eine Neustrukturierung dieses Amts bilden wird.
Das 2018 neu geschaffene Mobilitätsamt hatte 2019 seine Arbeit aufgenommen. Um Arbeitsabläufe optimieren zu können, erfolgte 2020 die Zusammenlegung mit dem damaligen Straßenverkehrs- und Tiefbauamt zum Mobilitätsamt, dem heutigen Mobilitäts- und Tiefbauamt. Eine Anpassung der Organisationsstruktur erfolgte seinerzeit indes nicht.
Zusätzliche Aufgaben, die seitdem hinzugekommen sind, wurden im Organisationsprozess bisher nicht berücksichtigt. Neue, komplexere Projekte erfordern außerdem andere Projektstrukturen als die bestehende Wasserfallmethode. Hinzu kommt, dass aufgrund des Fachkräftemangels insbesondere technische Fach- und Führungskräftestellen nur schwer bis gar nicht besetzt werden konnten. Auch die Personalfluktuation stellt das Amt immer wieder vor Herausforderungen.
Vor diesem Hintergrund hat das Mobilitäts- und Tiefbauamt mit dem zuständigen Dezernenten Paul Georg Wandrey in Abstimmung mit dem Personaldezernat von Oberbürgermeister Hanno Benz eine Organisationsuntersuchung für eine anschließende Reorganisation des Mobilitäts- und Tiefbauamtes beschlossen. Ein Projektauftrag wurde von Oberbürgermeister Benz und Stadtrat Wandrey erteilt.
„Die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung insbesondere hinsichtlich moderner Organisationsstrukturen fließen in das Gesamtprojekt der Haushaltskonsolidierung ein und schaffen die Grundlage für die Einführung zeitgemäßer Arbeitsabläufe“, so Oberbürgermeister Benz und Stadtrat Wandrey.
Ziele der geplanten Neustrukturierung sind:
• Entwicklung einer neuen Struktur der Aufbauorganisation unter Einbeziehung der Beschäftigten des Amtes;
• Effizienzsteigerung;
• Schaffung einer Organisationsform, die Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Anpassungsfähigkeit an neue Aufgaben und Produkte, neue Anforderungen und geänderte Rahmenbedingungen zulässt;
• Optimierung der Prozessabläufe inklusive Aufnahme möglichst aller Prozesse des Mobilitäts- und Tiefbauamtes, mindestens aber der Kernprozesse;
• Entwicklung und Etablierung neuer Kommunikationsstrukturen und eines Wissensmanagements.
Das Projekt der Neustrukturierung des Mobilitäts- und Tiefbauamtes untergliedert sich in drei Teilprojekte.
Teilprojekt 1:
• Organisationsuntersuchung mit Bestandsaufnahme (IST-Analyse);
• Entwicklung und Umsetzung eines SOLL-Konzepts.
Teilprojekt 2:
• Erarbeitung und Umsetzung eines Kommunikationskonzepts;
• Aufbau eines amtsinternen Wissensmanagements.
Teilprojekt 3 (nicht Gegenstand der vorgesehenen Ausschreibung):
Dieses soll (wenn die Organisationsuntersuchung eine Arbeit in Projektstrukturen als sinnvoll und zielführend erachtet) die Entwicklung und Etablierung von Projektstrukturen sowie die Schulung der Beschäftigten in Projektarbeit bzw. der Arbeit in Projektstrukturen beinhalten.
Die Organisationsuntersuchung wird mit Unterstützung einer Organisationsberatungsfirma durchgeführt. Die Vergabe soll im Wege einer beschränkten Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb erfolgen, der zur Auswahl qualifizierter Büros für die Durchführung einer Organisationsuntersuchung im Umfeld der technischen kommunalen Verwaltung dient. Auftraggeber für die auszuschreibenden Leistungen ist das Mobilitäts- und Tiefbauamt in Abstimmung mit der Organisationsabteilung des Amtes für Interne Dienste. Diesen beiden Einheiten obliegt auch die Projektleitung.
Die Durchführung des Vergabeverfahrens soll noch in 2024 beginnen, die Zuschlagserteilung bis Ende März 2025 erfolgen, so dass die Organisationsuntersuchung im zweiten Quartal 2025 beginnen kann. Das erste Teilprojekt soll im ersten Quartal 2026, das zweite Ende des zweiten Quartals 2026 abgeschlossen werden.